El otro dia conversaba con unos amigos sobre la escasa productividad de muchas de las reuniones tanto de seguimiento de proyectos, acciones comerciales etc.

La verdad es que las reuniones de trabajo, son a veces bajo mi punto de vista, una de las mayores lacras de la productividad. Como una vez me dijo un cliente “llevo varios días de reuniones” a ver si trabajo algo el resto de la semana. Expongo aquí algunas ideas básicas generales para casi cualquier equipo o sector para evitar qué esto suceda.

Elaborar una agenda previa. Todos los integrantes de la reunión han de tener claro los puntos a tratar antes de la reunión y los objetivos a conseguir con la misma. Nos sentamos juntos para trabajar, para llegar a acuerdos, para solucionar problemas, no para divagar y perder el tiempo. Este punto es especialmente importante si el objeto de la reunión es solucionar un conflicto o problema; permitirá a los integrantes ir preparados y ser participativos.

Inicio de la reunión. Si hemos hemos trabajado bien el punto anterior, será mucho más fácil pero es importante recalcar de forma concisa y firme los objetivos de la misma. Ayuda a situarse a todos.

Control de la reunión. Es importante tener el control de la reunión para asegurar que se cumplan los objetivos. El convocante o alguien de su equipo, debe de asegurar a la vez la participación de todos pero sin ceder el control de la reunión. También es importante tomar notas de forma que la gente sienta que quedan reflejadas sus aportaciones.

Mejor reuniones cortas. Evitar que surgan temas adicionales que consuman mucho tiempo. Lo mejor es anotarlo y aplazarlo para otra reunión específica. Las reuniones cortas generan mayor sensación de productividad entre los participantes.

Final de la reunión. Es muy importante recalcar a cada persona sepa claramente qué ha de hacer, cuándo, con quién y para qué fecha. Así  mismo es importante recalcar los acuerdos alcanzados para reforzar el sentimiento de productividad.

Acta. No es un diario de sesiones. Es un resumen por escrito de lo comentado al final de la reunión, tareas, responsables, fechas acuerdos y compromisos. Hay que ser conciso y claro.


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